SUNGAI RAYA – Pemerintah Kabupaten Kubu Raya mulai menerapkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) dengan tujuan mewujudkan pengelolaan kearsipan yang lebih efisien, efektif, dan aman.
Sistem ini diharapkan dapat menjawab berbagai tantangan dalam pengelolaan arsip seiring dengan bertambahnya volume arsip akibat tingginya intensitas kegiatan pemerintahan.
Pj Bupati Kubu Raya, Syarif Kamaruzaman, mengungkapkan bahwa peningkatan kegiatan di berbagai perangkat daerah telah menyebabkan lonjakan jumlah arsip yang harus dikelola.
"Volume arsip terus bertambah seiring dengan banyaknya kegiatan yang dilaksanakan oleh perangkat daerah.
Hal ini tentu saja berkonsekuensi pada penyediaan ruang simpan yang memadai, sarana kearsipan yang memadai, tenaga pengelola yang terampil, serta alokasi waktu dan biaya yang semakin besar untuk layanan kearsipan," kata Syarif Kamaruzaman, Selasa (27/8) saat membuka Sosialisasi SKKAAD dan Jadwal Retensi Arsip di Aula Kepong Bakol, Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kubu Raya.
Kamaruzaman menerangkan untuk mengatasi tantangan tersebut, Pemerintah Kabupaten Kubu Raya telah menerbitkan Peraturan Bupati tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
Peraturan ini diharapkan dapat menjadi landasan hukum yang kuat dalam pengelolaan arsip, sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip dan memastikan keamanan serta keabsahan arsip.
"Peraturan ini diharapkan bisa mewujudkan pengelolaan kearsipan yang baik, aman, punya kepastian hukum, dan bisa mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip," ucapnya.
Dia menambahkan SKKAAD akan membantu perangkat daerah dalam mengelola arsip secara lebih tertata dan sistematis, sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Lebih lanjut, Kamaruzaman menegaskan bahwa sosialisasi ini merupakan salah satu bentuk tanggung jawab pemerintah kabupaten dalam membina sumber daya manusia di bidang kearsipan.
"Sosialisasi ini adalah bentuk komitmen kami untuk memberikan bekal dan pengetahuan kepada seluruh perangkat daerah mengenai jadwal retensi arsip.
Dengan demikian, kita dapat mengetahui dengan jelas jenis-jenis arsip apa yang harus diarsipkan dengan baik serta jenis arsip mana yang harus dimusnahkan," ujarnya.
Sosialisasi ini juga menjadi bagian dari upaya strategis pemerintah kabupaten dalam memperkuat tata kelola kearsipan.
Menurut Kamaruzaman, pengelolaan arsip yang baik tidak hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga tentang bagaimana memastikan bahwa arsip-arsip tersebut dikelola dengan cara yang menjamin keamanan dan aksesibilitasnya di masa mendatang.
"Kami yakin sosialisasi ini dapat memberikan pemahaman yang lebih mendalam kepada semua pihak terkait dalam mempermudah pengelolaan arsip, terutama yang berkaitan dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis serta jadwal retensi atau penyimpanan arsip yang dikenal sebagai empat pilar kearsipan," ujarnya.
Sebagai informasi, sosialisasi yang berlangsung di Aula Kepong Bakol DPMD Kubu Raya ini dihadiri oleh berbagai perwakilan dari perangkat daerah.
Mereka diharapkan dapat menerapkan ilmu yang didapat dalam pengelolaan arsip di instansi masing-masing.
“Dengan penerapan SKKAAD, Pemkab Kubu Raya optimis bahwa manajemen arsip di Kabupaten Kubu Raya akan menjadi lebih terstruktur, efisien, dan aman, sehingga dapat mendukung kelancaran operasional pemerintahan secara keseluruhan,” tutup Kamaruzaman. (ash)
Editor : A'an