PONTIANAK — Kantor Wilayah Kementerian Hukum Kalimantan Barat menerima kunjungan monitoring pengelolaan arsip substantif dari Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) bersama Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum.
Kegiatan yang digelar di Ruang Rapat Yasonna Laoly Kanwil Kemenkum Kalbar, Rabu (24/6), tersebut bertujuan memastikan pengelolaan arsip berjalan sesuai standar, sekaligus mengidentifikasi berbagai kendala dan memberikan rekomendasi peningkatan tata kelola kearsipan.
Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum Kalimantan Barat, Jonny Pesta Simamora, menyampaikan apresiasi atas pelaksanaan kegiatan monitoring tersebut. Menurutnya, pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung akuntabilitas organisasi.
Baca Juga: Kanwil Kemenkum Kalbar dan DJKI Edukasi Kampus Widya Dharma soal Hak Cipta dan Desain Industri
"Pengelolaan arsip substantif bukan sekadar urusan administratif semata, tetapi cerminan akuntabilitas kita dalam menjalankan tugas dan fungsi pelayanan hukum kepada masyarakat. Kami menyambut baik kegiatan monitoring ini sebagai langkah strategis untuk memastikan tata kelola arsip di Kanwil Kemenkum Kalbar berjalan sesuai ketentuan, sekaligus menjadi bahan evaluasi bagi kami untuk terus berbenah," tegas Jonny.
Dalam kegiatan tersebut, Tim Monitoring menjelaskan bahwa arsip substantif merupakan dokumen yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Karena itu, pengelolaannya perlu dilakukan secara sistematis melalui penerapan klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), penyimpanan arsip aktif maupun inaktif, serta dukungan sarana prasarana yang memadai.
Adapun aspek arsip yang menjadi perhatian dalam monitoring meliputi bidang kewarganegaraan, badan usaha, fidusia, apostille, kenotariatan, serta layanan grasi, amnesti, abolisi, dan rehabilitasi.
Selain monitoring arsip substantif, Tim Biro Umum Sekretariat Jenderal juga memberikan pemaparan mengenai pengawasan dan teknik audit kearsipan Tahun 2026. Materi yang disampaikan mencakup indikator penilaian, prosedur pengawasan, metode audit, hingga kategori hasil evaluasi kearsipan.
Sesi diskusi berlangsung interaktif dengan membahas sejumlah tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip, mulai dari proses penataan dokumen, klasifikasi arsip, hingga kebutuhan peningkatan kompetensi sumber daya manusia pengelola kearsipan.
Dari hasil monitoring, pengelolaan arsip substantif Ditjen AHU di lingkungan Kanwil Kemenkum Kalbar dinilai telah berjalan dan terus dilakukan penyempurnaan. Tim memberikan sejumlah catatan serta rekomendasi yang dapat menjadi acuan peningkatan kualitas pengelolaan arsip ke depan.
Sebagai tindak lanjut, Kanwil Kemenkum Kalbar akan memperkuat penataan arsip secara lebih terstruktur, mengoptimalkan penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA), meningkatkan kapasitas petugas pengelola arsip, melengkapi sarana penyimpanan, serta menjalankan rekomendasi hasil monitoring.
Upaya tersebut menjadi bagian dari komitmen Kanwil Kemenkum Kalbar dalam membangun tata kelola organisasi yang lebih tertib, transparan, dan akuntabel melalui pengelolaan arsip yang profesional. (*)
Editor : Miftahul Khair