PONTIANAK POST - Ijazah dan transkrip nilai merupakan bukti resmi yang menandai keberhasilan seseorang menempuh pendidikan.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai arsip pribadi, tetapi juga menjadi persyaratan utama dalam banyak hal, seperti melamar pekerjaan, mendaftar beasiswa, melanjutkan studi, bahkan untuk pengurusan administrasi tertentu di instansi pemerintah.
Kehilangan salah satu dari dokumen ini bisa menimbulkan kesulitan besar karena dapat menghambat rencana masa depan, baik di dunia kerja maupun pendidikan.
Berdasarkan panduan yang dirujuk dari Indonesia.go.id, setiap warga negara yang kehilangan ijazah atau transkrip nilai dapat mengurus penggantinya melalui prosedur resmi.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 29 Tahun 2014 juga menjelaskan bahwa ijazah yang hilang tidak akan dicetak ulang dalam bentuk asli, melainkan diganti dengan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) yang memiliki kekuatan hukum setara. Hal ini dilakukan untuk menjaga keaslian dokumen serta mencegah penyalahgunaan.
Proses mendapatkan pengganti ijazah atau salinan resmi transkrip nilai memerlukan ketelitian, kelengkapan berkas, dan kesabaran karena instansi terkait akan memverifikasi data pemohon secara detail.
Meski begitu, mekanisme ini dirancang untuk melindungi hak pemilik ijazah dan memastikan setiap dokumen yang diterbitkan tetap valid dan terpercaya.
Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat, masyarakat tidak perlu khawatir ketika menghadapi masalah kehilangan dokumen pendidikan yang penting. Berikut merupakan langkah-langkah yang dapat dilakukan:
-
Memahami Jenis Dokumen Pengganti
Sebelum memulai proses, penting mengetahui bahwa:
- Untuk ijazah yang hilang, instansi pendidikan akan menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah. SKPI memiliki kekuatan hukum setara dengan ijazah asli.
- Untuk transkrip nilai, perguruan tinggi biasanya dapat mengeluarkan salinan resmi transkrip yang ditandatangani pejabat berwenang.
-
Persiapkan Dokumen Persyaratan
Lengkapi dokumen berikut:
- Surat keterangan kehilangan dari kepolisian yang mencantumkan kronologi hilangnya dokumen.
- Fotokopi ijazah atau transkrip (jika ada salinan sebelumnya).
- Kartu identitas yang masih berlaku (KTP atau paspor).
- Pasfoto terbaru sesuai ketentuan instansi penerbit.
- Surat pernyataan tanggung jawab bermaterai, menyatakan dokumen benar-benar hilang dan tidak disalahgunakan.
- Untuk perguruan tinggi, kadang diminta surat rekomendasi dari fakultas atau jurusan.
Simpan semua dokumen dalam map rapi untuk mempermudah verifikasi.
-
Ajukan Permohonan Sesuai Jenjang Pendidikan
Proses pengurusan bergantung pada tingkat pendidikan:
- SD, SMP, SMA/sederajat
Ajukan ke Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota sesuai lokasi sekolah. Biasanya, sekolah akan membantu menyiapkan surat pengantar ke dinas. - Perguruan Tinggi
Ajukan langsung ke Biro Akademik atau Bagian Administrasi Akademik kampus asal. Beberapa kampus juga menyediakan formulir daring untuk permohonan salinan transkrip.
Lampirkan seluruh persyaratan bersama surat permohonan resmi yang ditujukan kepada kepala dinas atau pimpinan perguruan tinggi.
-
Proses Verifikasi oleh Instansi
Petugas akan:
- Mengecek arsip data kelulusan dan nomor seri ijazah/transkrip.
- Memastikan data di dokumen yang hilang sesuai dengan database pendidikan.
- Menyusun dan menandatangani SKPI atau salinan transkrip resmi setelah semua data valid.
Proses ini memerlukan waktu bervariasi, umumnya 5–14 hari kerja, namun bisa lebih lama jika arsip harus ditelusuri di pusat data provinsi atau perguruan tinggi.
-
Pengambilan Dokumen Pengganti
Setelah dokumen selesai, pemohon akan diberitahu untuk mengambil SKPI atau salinan transkrip. Pastikan:
- Membawa tanda bukti permohonan atau nomor registrasi.
- Memeriksa kelengkapan dokumen (cap basah, tanda tangan pejabat, nomor surat).
- Simpan dokumen di tempat aman karena penggantian ulang biasanya lebih sulit.
-
Tips Pencegahan Kehilangan di Masa Depan
- Digitalisasi dokumen: pindai ijazah dan transkrip, simpan di cloud storage yang aman.
- Gunakan map tahan air dan api untuk menyimpan dokumen asli.
- Simpan salinan fotokopi di tempat berbeda dari dokumen asli.
- Catat nomor seri ijazah dan transkrip agar mudah dilacak bila terjadi kehilangan.
Mengurus duplikat atau surat pengganti ijazah dan transkrip memang memerlukan waktu dan kelengkapan persyaratan, namun prosedurnya jelas panduan rujukan dari Indonesia.go.id serta ketentuan Permendikbud No. 29 Tahun 2014.
Dengan menyiapkan dokumen yang benar dan mengikuti alur resmi, kamu dapat memperoleh dokumen pengganti yang sah untuk melanjutkan keperluan pendidikan maupun pekerjaan. (*)
Editor : Miftahul Khair