Oleh: Musyafa Syamil Arroyan, S.Pd.*
KALI ini, perbincangan terkait Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah sedang menemukan momentumnya. Cepat atau lambat, organisasi besar ini akan kembali melangsungkan musyawarah di level tertingginya atau yang biasa dikenal sebagai momentum muktamar.
Pada artikel sebelumnya, penulis sempat menulis terkait pentingnya partisipasi serta kesadaran kader perempuan untuk turut terlibat secara aktif di panggung perhelatan tersebut. Begitu juga melalui tulisan ini, penulis ingin berbicara tentang kebutuhan organisasi secara lebih menyeluruh dan utuh.
Sebab, muktamar bukanlah sekadar agenda rutin untuk mengganti ketua umum beserta jajarannya. Lebih dari itu, muktamar merupakan momentum untuk melakukan refleksi, berbenah, serta merumuskan gagasan-gagasan strategis tentang bagaimana organisasi besar ini mampu terus beradaptasi dengan kebutuhan zamannya.
Kecanggihan Era Digital
Salah satu perubahan zaman yang paling mudah diamati adalah proses digitalisasi yang semakin masuk ke berbagai lini kehidupan. Hampir seluruh sektor, mulai dari pendidikan, ekonomi, pemerintahan, hingga organisasi sosial, perlahan mulai beradaptasi dengan pemanfaatan teknologi digital. Dalam konteks organisasi, digitalisasi bukan hanya berbicara tentang penggunaan teknologi sebagai alat komunikasi, tetapi juga menyangkut bagaimana sebuah organisasi membangun infrastruktur, mengelola sumber daya manusia, serta menata administrasi secara lebih efektif dan efisien.
Dalam ruang diskusi, IMM nampaknya tidak pernah tertinggal dalam membicarakan kemajuan teknologi dan digitalisasi. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya narasi, kajian, maupun tulisan kader yang berbicara tentang kecerdasan buatan, big data, hingga transformasi digital.
IMM tidak pernah kekurangan gagasan tentang bagaimana teknologi dapat menjadi bagian dari masa depan gerakan. Namun, pertanyaannya kemudian adalah: apakah gagasan-gagasan besar tersebut sudah benar-benar tercermin dalam realitas tata kelola organisasi? Mari coba kita obrolkan.
Tata Kelola yang Usang
Salah satu indikator sederhana untuk melihat sejauh mana digitalisasi organisasi berjalan adalah melalui tata kelola database organisasi. Selain data identitas kader, persoalan ini juga mencakup berbagai komponen administrasi lainnya, seperti Surat Keputusan kepengurusan organisasi dan Kartu Tanda Anggota (KTA). Dalam praktiknya, beberapa komponen tersebut masih banyak dilakukan secara manual dan belum sepenuhnya memanfaatkan infrastruktur teknologi yang lebih terintegrasi.
Akibatnya, proses administrasi organisasi sering kali berjalan lambat. Beberapa data masih harus dikumpulkan secara manual. Lapisan pimpinan di setiap tingkatan harus melakukan penagihan data kepada struktur di bawahnya setiap periode tertentu. Itu pun sangat bergantung pada kedisiplinan masing-masing pimpinan dalam melakukan pengarsipan. Jika proses tersebut tidak berjalan dengan baik, maka data organisasi berpotensi hilang, tidak terbarui, atau sulit ditemukan kembali.
Realitas semacam ini dapat terlihat ketika organisasi memasuki momentum tertentu, misalnya proses verifikasi data cabang atau kebutuhan administrasi menjelang agenda besar organisasi. Masing-masing cabang masih harus mengirimkan dokumen kepengurusan secara manual untuk diverifikasi oleh pimpinan di tingkat atasnya.
Belum lagi jika berbicara mengenai proses pembuatan Kartu Tanda Anggota (KTA). Sejauh pemahaman penulis, masih banyak pimpinan yang menggunakan platform sederhana seperti Google Formulir sebagai media pendaftaran anggota. Kalaupun sudah tersedia sistem digital melalui website tertentu, persoalan sinkronisasi data dan keberlanjutan layanan masih menjadi tantangan yang perlu diperbaiki. Realitas tersebut menunjukkan bahwa organisasi sebesar IMM masih memiliki pekerjaan rumah dalam membangun infrastruktur digital yang lebih tertata, efisien, dan berkelanjutan.
Satu Data IMM
Di zaman yang serba cepat ini, kecanggihan infrastruktur digital menjadi salah satu elemen penting dalam tata kelola organisasi modern. IMM sebagai organisasi besar dengan persebaran kader yang luas tentu perlu mulai memikirkan bagaimana teknologi tidak hanya menjadi bahan diskusi, tetapi juga menjadi instrumen nyata dalam memperkuat kerja-kerja organisasi.
Organisasi besar sekelas IMM tidak hanya membutuhkan semangat gerakan, tetapi juga membutuhkan sistem yang mampu menjaga keberlanjutan gerakan tersebut. Data kader, struktur kepemimpinan, perjalanan perkaderan, hingga potensi sumber daya manusia yang dimiliki IMM merupakan aset besar yang semestinya dikelola secara lebih tertata.
Bagi penulis, setidaknya ada urgensi untuk menghadirkan satu infrastruktur digital organisasi yang mampu mengintegrasikan berbagai kebutuhan tersebut. Sebuah sistem yang tidak hanya memangkas proses birokrasi, tetapi juga memastikan data organisasi tersimpan secara aman, mudah diakses, serta dapat digunakan sebagai dasar dalam mengambil kebijakan.
Dalam konteks inilah, gagasan Satu Data IMM menjadi relevan untuk dibicarakan. Satu Data IMM bukan sekadar tentang membuat sebuah platform digital baru, tetapi tentang bagaimana organisasi membangun ekosistem tata kelola yang lebih terintegrasi. Melalui satu pusat data, berbagai informasi mengenai kader, struktur organisasi, serta perkembangan gerakan dapat dikelola secara lebih sistematis.
Salah satu bentuk implementasinya adalah melalui layanan E-KTA Digital. Selama ini, proses administrasi anggota sering kali menghadapi persoalan panjangnya alur verifikasi dan keterlambatan pembaruan data. Dengan sistem digital yang terintegrasi, identitas kader tidak hanya menjadi kartu administratif, tetapi juga dapat menjadi pintu masuk menuju sistem organisasi yang lebih tertata.
Selain itu, tata kelola organisasi juga dapat diperkuat melalui ruang administrasi digital. Surat keputusan kepengurusan, struktur organisasi, hingga koordinasi antarlevel pimpinan tidak lagi sepenuhnya bergantung pada dokumen manual yang rentan tercecer. Sistem digital memungkinkan setiap tingkatan organisasi memiliki akses dan kewenangan sesuai dengan perannya.
Hal lain yang tidak kalah penting adalah bagaimana IMM mampu melihat dirinya sebagai organisasi dengan jaringan yang sangat luas. Ribuan kader yang tersebar di berbagai daerah bahkan luar negeri merupakan kekuatan besar yang perlu dipetakan. Dengan adanya sistem pendataan persebaran kader, organisasi dapat melihat potensi jaringan yang dimiliki sekaligus membuka ruang kolaborasi antarwilayah.
Pada akhirnya, data bukan hanya sekumpulan angka yang tersimpan dalam sistem. Data adalah cara organisasi memahami dirinya sendiri. Dengan basis data yang kuat, IMM dapat mengetahui bagaimana kondisi kadernya, bagaimana kebutuhan setiap wilayah, serta bagaimana potensi kader dapat dikembangkan secara lebih objektif. Basis data kader dapat menjadi rekam jejak perjalanan kader, mulai dari aktivitas organisasi hingga jenjang perkaderan yang telah ditempuh.
Membangun sistem semacam ini bukan pekerjaan sederhana. Dibutuhkan komitmen bersama, kesiapan sumber daya manusia, dan tentu, kepemimpinan yang kuat. Oleh karenanya, momentum muktamar ke-XXI seharusnya tidak sekadar berbicara tentang siapa yang akan memimpin organisasi, tetapi juga tentang arah perubahan seperti apa yang ingin dibangun bersama.
Menjadi suatu yang niscaya, tantangan organisasi ke depan tidak hanya tentang bagaimana menjaga eksistensi, tetapi juga bagaimana memastikan IMM memiliki sistem yang mampu menopang gerakan dalam jangka panjang. Dan mungkin, salah satu langkah menuju arah tersebut adalah keberanian untuk mulai membangun tata kelola organisasi berbasis data. Karena organisasi besar tidak hanya ditentukan oleh jumlah kader yang dimiliki, tetapi juga oleh sejauh mana organisasi mampu memahami, mengelola, dan mengembangkan potensi kadernya.**
*Penulis adalah kader IMM, mahasiswa Double Degree UIII & The University of Edinburgh, UK.
Editor : Hanif