PONTIANAK POST - Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN), Prof. Zudan Arif Fakrulloh secara resmi telah mengakhiri pengelolaan arsip manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) secara konvensional.
Kini sistem tersebut telah diganti dengan lemari digital atau Document Management System (DMS).
Tujuan Sistem Lemari Digital
Melalui surat edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 disebutkan ada 6 hal yang menjadi tujuan dilaksanakan pergantian sistem tersebut.
1. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang akuntabel, transparan, dan optimal
2. Mendukung terwujudnya layanan Manajemen Aparatur Sipil Negara secara digital sepenuhnya
3. Meningkatkan kemudahan dan kecepatan dalam penyelenggaraan layanan Manajemen Aparatur Sipil Negara
4. Mendorong standardisasi tata kelola Arsip Aparatur Sipil Negara yang efektif dan efisien
5. Melakukan integrasi Arsip Aparatur Sipil Negara secara nasional
6. Memberikan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dari risiko kehilangan dan kerusakan yang disebabkan karena kelalaian atau force majeure.
Melansir dari laman resmi BKN, Prof Zudan menjelaskan bahwa kebijakan ini adalah Upaya strategis dalam mendukung perubahan birokrasi digital secara nasional.
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialih mediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” terangnya.
Dalam Surat Edaran ditegaskan Badan Kepegawaian Negara (BKN) tidak menerima Arsip ASN dalam bentuk nondigital dan hanya menerima arsip dalam bentuk digital atau hasil alih media yang diunggah ke Document Management System (DMS).
Lebih lanjut, Direktorat Arsip Kepegawaian ASN akan bertanggung jawab untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS secara nasional.
Sedangkan, Kantor Regional BKN bertanggung jawab untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS sesuai wilayah kerja.
Hal ini semua dilakukan untuk mendukung pelaksanaan perlindungan dan pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara melalui Document Management System, tutup surat edaran tersebut. (*)
Editor : Miftahul Khair