PONTIANAK POST - Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalbar, Sugeng Hariadi, menyampaikan bahwa Audit atau Pembinaan Kearsipan dari Arsip Nasional RI (ANRI) yang digelar setiap tahun menuntut pemerintah daerah memenuhi berbagai standar pengelolaan arsip dinamis, mulai dari penyediaan sarana prasarana hingga penanganan beragam tantangannya.
“Sehingga banyak hal yang harus dipenuhi dalam pengelolaan arsip dinamis, seperti sarana prasarana dan tantangannya,” kata Sugeng saat Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis, Rabu (26/11).
Sugeng menambahkan, penyamaan pemahaman penting dilakukan agar pengelolaan kearsipan di seluruh perangkat daerah berjalan seragam dan sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Lebih lanjut ia menjelaskan bahwa setiap daerah wajib melakukan penyusutan arsip, baik dengan cara dimusnahkan maupun diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
“Kalau di provinsi, perangkat daerah menyerahkan arsipnya ke LKD di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Kalau di kabupaten/kota, ke Dinas Kearsipan Kabupaten/Kota, sehingga arsip tidak menumpuk di perangkat daerah,” jelasnya.
Ia memaparkan, arsip yang memiliki retensi di bawah sepuluh tahun dapat dimusnahkan oleh perangkat daerah. Sementara arsip dengan retensi sepuluh tahun ke atas hanya dapat dimusnahkan oleh Kepala LKD dengan persetujuan ANRI.
Menurutnya, pemahaman mengenai penyusutan arsip perlu disosialisasikan kepada para arsiparis agar record center di unit kearsipan tidak penuh. Saat ini, kata Sugeng, kondisi arsip di sejumlah perangkat daerah masih belum tertata dan cenderung menumpuk sehingga perlu diklasifikasikan serta diurutkan berdasarkan tahunnya.
Hal tersebut, lanjutnya, menjadi tugas arsiparis untuk memilah dan menentukan arsip mana yang harus dikelola secara benar.
“Mungkin ada arsip yang dobel; mana yang asli dan mana yang fotokopi. Yang fotokopi bisa dimusnahkan. Dokumen yang bukan arsip juga dapat dibuang agar yang tersisa benar-benar arsip. Setelah didata dan dibuatkan daftarnya, barulah dilihat jadwal retensinya, apakah sudah bisa dimusnahkan atau belum. Kalau bisa dimusnahkan, dibuatkan daftarnya; kalau belum, berarti harus disimpan,” tutur Sugeng.
Lebih lanjut, Sugeng menyampaikan bahwa sosialisasi yang digelar untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di setiap daerah, khususnya di Lembaga Kearsipan Daerah kabupaten/kota. Kegiatan itu diikuti oleh peserta dari berbagai perangkat daerah di Kalimantan Barat. (mse)
Editor : Miftahul Khair