Oleh: Abdul Hamid*
Dalam pembangunan, baik di daerah maupun di pusat, baik fisik maupun nonfisik, sejak era Presiden Soeharto, kita sering mendengar dua kata yang populer yang sering disebut-sebut, dan dibicarakan, yaitu proyek dan program. Kemudian, dalam tahun 1990-an cukup banyak pelatihan tentang manajemen proyek, manajemen program, perencanaan strategis, Analytic Hierarchy Process(AHP)-proses hirarki analitik, dan manajemen mutu total (Total Quality Management), disingkat dengan TQM.
Semua pelatihan tersebut atau pelatihan yang sejenis, ditujukan antara lain untuk memperjelas perencanaan proyek, dan program. Perencanaan pada suatu institusi atau organisasi, termasuk dalam menentukan prioritas program dan proyek yang direncanakan. Sebagian besar pelatihan tersebut pernah saya ikuti dalam menunjang keberhasilan pekerjaan sebagai tenaga pendidik, peneliti, maupun sebagai tenaga/penasihat teknik pada perusahaan jasa konstruksi.
Hanya, entah kenapa, sejak era reformasi, kedua kata itu masih tetap sering disebut-sebut, tetapi ada yang terkesan tidak bisa membedakan antara proyek dengan program. Mungkin yang berbicara itu belum pernah “belajar”, mengetahui, memahami tentang manajemen secara umum, dan khusus, atau memang lupa/belum tahu, atukah tingkat pendidikannya belum sampai ke jenjang sarjana? Padahal, jika berbicara tentang manajemen program dan manajemen proyek, baik proyek maupun program itu dipahami dalam makna yang memang berbeda.
Kamus Besar Bahasa Indonesia(KBBI) menyebutkan bahwa proyek adalah rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (seperti pengairan atau pembangkit listrik), dan memiliki waktu penyelesaian yang tegas. Adapun program disebutkan sebagai memiliki dua arti utama: yaitu rancangan mengenai asas, dan usaha yang akan dijalankan (seperti dalam ketatanegaraan atau perekonomian), dan dalam ilmu komputer, yaitu urutan perintah yang diberikan pada komputer untuk menjalankan fungsi atau tugas tertentu.
Sebut saja sebagai misal, tentang makanan bergizi gratis(MBG), ibu kota nusantara(IKN), apakah proyek ataukah program? Dalam setiap institusi, baik pemerintah, atau pun swasta, maupun dalam suatu organisasi, tentunya atau seharusnya ada orang-orang yang memahami tentang manajemen program ataupun manajemen proyek. Dalam kedua manajemen ini disebutkan bahwa proyek, dan program adalah dua konsep berbeda dalam hal karakteristik, tujuan, dan struktur, dan hal ini perlu dipahami dengan baik .
Jika dirujuk pendapat sejumlah ahli manajemen dalam sejumlah literatur, yang disebut proyek adalah usaha/upaya sementara untuk mencapai hasil akhir(output/keluaran) tertentu-spesifik, terukur, dan unik- dengan awal, dan akhir yang jelas/pasti. Cakupan proyek sempit/terbatas, berdurasi pendek, dan bertujuan yang jelas. Dalam hal proyek pembangunan, sebagai contoh adalah proyek pembangunan gedung kantor terpadu, saluran drainase tertutup di lokasi tertentu, dan proyek jalan beton bertulang pada jalan tertentu. Pengembangan perangkat lunak/software juga termasuk kategori proyek.
Setiap proyek dikatakan memiliki siklus hidup dalam beberapa fase, dimulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, operasional, pemantauan, hingga penghentian/ penutupan..
Proyek juga perlu memperhatikan sumberdaya yang ditetapkan, serta anggaran yang relevan.
Beda dengan proyek, program adalah kumpulan/sekelompok proyek terkait yang dikoordinasikan/dikelola kolektif/ bersama untuk mencapai tujuan/manfaat strategis yang lebih besar, berfokus pada pencapaian manfaat yang lebih luas/besar bagi suatu institusi/ organisasi. Program sering kali bersifat lebih berkelanjutan, dan dapat berlangsung dalam jangka waktu yang lebih lama. Program pun bisa mencakup beberapa proyek yang mungkin memiliki durasi yang berbeda antara satu proyek dengan proyek lainnya, tetapi tetap terhubung dengan tujuan strategis yang sama.
Sebagai contoh, untuk mengatasi kemacetan lalu lintas dalam Kota Pontianak, yang tentunya membutuhkan waktu lama, berkelanjutan, dengan sejumlah aspek yang perlukan diperhatikan, seperti:jembatan layang/fly over, pelebaran jalan dan jembatan, pembuatan/pembangunan jalan baru, peningkatan kualitas perkerasan badan jalan, dan beberapa proyek pembangunan lainnya yang terkait, pemerintah kota perlu menyusun Program Mengatasi Kemacetan Lalu Lintas, yang membutuhkan perencanaan.
Terlihat bahwa program ini, akan terdiri dari sejumlah proyek-proyek terkait. Bahkan bisa saja, pembangunan jembatan layang di jadikan program tersendiri mengingat waktu, anggaran biaya, sumberdaya manusia, metode, material, dan mesin.
Dari sini pemerintah kota memerlukan sejumlah manajer program, dan proyek, atau pihak yang mewakili/ditunjuk pemerintah kota berdasarkan perjanjian kerja. Dari uraian di atas, jika dipersingkat tentang perbedaan antara proyek dengan program, pertama, proyek berfokus menyelesaikan keluaran/output atau hasil yang spesifik, sedangkan program merupakan kumpulan proyek guna mencapai tujuan atau manfaat jangka menegah/panjang.
Kedua, dalam hal cakupan, proyek cukup jelas, terbatas dgn awal, dan akhir yang ditentukan, sedangkan program mencakup sejumlah proyek-proyek saling terkait, lebih luas.
Ketiga, dalam hal durasi/waktu, proyek memiliki tanggal mulai, dan akhir yang jelas, sedangkan program bisa berdurasi lama, berkelanjutan.
Keempat, dalam hal pengukuran keberhasilan, proyek berdasarkan terpenuhinya anggaran, jadwal waktu, dan kualitas, sedangkan program berdasarkan realisasi manfaat strategis yang diharapkan dari seluruh proyek terkait di dalamnya.
Kelima, dalam hal manajemen/pengelolaan, proyek memanaj/mengelola perubahan, dan menjaga detail proyek tetap terkendali, sedangkan program memanaj/mengelola perubahan, dan beradaptasi untuk mengoptimalkan pencapaian manfaat program sesuai perencanaan.
Masih ada beberapa perbedaan lain antara proyek dengan program. Namun, lima perbedaan diatas semoga sudah cukup bisa membedakan antara keduanya agar tidak menjadi kesalahpahaman.**
*Penulis adalah purnatugas dosen/guru besar Fak Teknik UNTAN sejak Agustus 2020, pemerhati masalah teknik sipil, infrastruktur, lingkungan hidup, anggota PII (Persatuan Insinyur Indonesia).
Editor : Hanif